Fakta om udbudet
Udbyder
Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg
Odins Bro — Drift og vedligehold — Automation og elektriske installationer
Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Resultat af udbudsproceduren
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
35209115
Nørregade 36
Odense
5000
Danmark
Kontaktperson: Ordregivers rådgiver: Morten Greve Danielsen, COWI
Telefon: +45 56408295
E-mail: MGDN@cowi.com
NUTS-kode: DK031
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: http://www.odense.dk/om-kommunen/forvaltninger/by-og-kulturforvaltningen/drift-og-anlaeg
Del II: Genstand
Odins Bro — Drift og vedligehold — Automation og elektriske installationer.
Odins Bro (Broen) er Nordeuropas største dobbelte svingbro og kun den anden af sin art i Danmark.
Nærværende udbud er en del af den strategi, som Odense Kommune har lagt for Broens drifts- og vedligeholdelse for at sikre effektiv konkurrence og den bedste udnyttelse af tilgængelige offentlige midler.
Broens drifts- og vedligeholdelsesopgaver er delt op i to udbudspakker:
— Automation og elektriske installationer; samt
— Mekanik og hydrauliske installationer.
De 2 pakker udbydes parallelt og har tætte grænseflader.
Opgaverne for »Automation og elektriske installationer« består overordnet set af:
— Tilkaldevagt — 24 timer i døgnet;
— Faste service med månedlige, halvårlige og helårlige intervaller;
— Ad hoc-arbejder, der løbende opstår på Broen i forbindelse med almindelig drift og vedligehold, inklusiv projektering og udførelse af mindre ændringer på Broen;
samt
— Et koordinerende ansvar ved driftsstop i forhold til Broens øvrige serviceentreprenører.
Odense.
Opgaverne:
Nærværende udbud skal sikre udførelsen af service på automation og elektriske installationer på og i forbindelse med Odins Bro (Broen) i op til 6 (seks) år.
Kontrakten omfatter en vagtordning med mulighed for at tilkalde assistance 24 timer i døgnet. Tilkaldevagten gælder for både automation og elektriske installationer.
Ved driftsstop har den vindende tilbudsgiver desuden et koordinerende ansvar i forhold til øvrige serviceentreprenører, der har deres virke på Broen.
Yderligere omfatter aftalen ad hoc-arbejder, der løbende opstår i forbindelse med almindelig drift og vedligehold, samt projektering og udførelse af mindre ændringer på Broen.
I forbindelse med arbejdsopgaverne er der tillige et vist administrativt arbejde, der skal håndteres.
Yderligere detaljer for arbejdet er tilgængelige i det fulde udbudsmateriale via ”Udbudsportalen”, jf. Del VI.3.) under ”Information om rib-software.dk/udbudsportal”.
Afleveringskrav til prækvalifikationsansøgninger:
Prækvalifikationsansøgningen skal afleveres elektronisk via Udbudsportalen.
Ansøgningen skal afleveres senest kl. 14:00, lokal tid i Odense, Danmark, på datoen angivet i Del IV.2.2).
Ansøgningen skal indeholde kontaktoplysninger på ansøgeren herunder telefonnummer, e-mailadresse, og navn på kontaktpersonen.
Desuden skal ansøgningen dokumentere/inkludere:
1. CVR/RUT krav som angivet under Del III.1.1).
2. ”ESPD Afleveringskrav” som angivet under Del III.1.1).
3. Dokumentationskravene vedrørende teknisk og faglig kapacitet som angivet under Del III.1.3).
Information om Tildelingskriterier og Evalurering (JF. DEL II.2.5).
Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet:
- Bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Tildelingskriteriet vil blive vurderet ud fra følgende vægtede underkriterier:
- Pris 50 %;
- Cases 30 %;
- CV’er 20 % (På servicelederen og den ledende programmør).
Underkriterierne vil blive evalueret på en skala fra 1-10. De endelige karakterer gives med to decimaler. Evalueringsmetoder fremgår af dokumentet A084058-210, ”Udbudsvilkår — Automation og elektriske installationer”, afsnit 7.
Information om tilbud
Tilbud skal indeholde følgende dokumenter:
1. Besvarelse af tre cases, jf. dokumentnummer A084058-203 ”Beskrivelse af cases — Automation og elektriske installationer”.
1.1. Besvarelserne må maksimalt fylde 2 A4 sider á 2 400 tegn, eksklusiv illustrationer, per case.
2. CV for serviceleder.
3. CV for ledende programmør.
4. Udfyldt, dateret og underskrevet tilbudsliste (bilag 200-013).
4.1. Alle poster i tilbudslisten skal være udfyldt.
Hvis ikke samtlige ovenstående dokumenter indgår i tilbuddet og er udfyldt som beskrevet i udbudsmaterialet, indebærer det risiko for, at Odense Kommune må anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt.
Såfremt tilbuddet indeholder forbehold over for udbudsmaterialet, indebærer det ligeledes risiko for, at Odense Kommune må anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt.
Frist for aflevering af tilbud meddeles, når de prækvalificerede ansøgere bliver opfordret til at afgive tilbud.
Information om forhandling (JF. DEL IV.1.4) og IV.1.5))
Forhandlingsforløbet er beskrevet i dokumentet A084058-210, ”Udbudsvilkår — Automation og elektriske installationer”, afsnit 6.
I tilbuds- og forhandlingsforløbet forbeholder Odense Kommune sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud.
Såfremt der ikke tildeles på grundlag af det indledende tilbud, ønsker Odense Kommune at indlede forhandling med de tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssigt tilbud.
Udgangspunktet for forhandlingsforløbet vil være én forhandlingsrunde med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud/”Best and Final Offer” (BAFO).
Odense Kommune forbeholder sig ret til at føre yderligere forhandlingsrunder, såfremt dette skønnes formålstjenligt for at opnå det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Der ydes ikke vederlag til de aktører, der deltager i forhandlingsforløbet.
2 optioner:
Den første á 24 måneders forlængelse, og
Den anden á 12 måneders forlængelse
Jf. tillige afsnit II.2.7).
Del IV: Procedure
Del V: Kontrakttildeling
Odins Bro — Drift og vedligehold — Automation og elektriske installationer
57471719
Roskildevej 12
Albertslund
2620
Danmark
NUTS-kode: DK012
Del VI: Supplerende oplysninger
Information om rib-software.dk/udbudsportal
Udveksling af dokumenter og information imellem ordregiver og ansøgere/tilbudsgivere vil foregå via online-portalen »www.rib-software.dk/udbudsportal« (Udbudsportalen), der er administreret af ByggeWeb under RIB A/S.
Via Udbudsportalen er alt udbudsmaterialet tilgængelig for alle interesserede aktører og der kan anmodes om adgang til udbuddets prækvalifikationsforum, hvor der kan stilles spørgsmål til materialet og ansøgninger om prækvalifikation skal uploades.
Al korrespondance til Odense Kommune vedrørende nærværende udbud skal foregå via udbuddets prækvalifikationsforum på Udbudsportalen.
Odense Kommune benytter Udbudsportalen både til offentliggørelse af udbudsmaterialet og til modtagelse af prækvalifikationsansøgninger. Alle, der har anmodet om adgang til udbuddets prækvalifikationsforum, vil modtage en e-mailnotifikation fra Udbudsportalen, hver gang der er nye eller opdaterede dokumenter tilgængelig på Udbudsportalen.
Prækvalifikationsansøgere/tilbudsgivere opfordres til at afklare eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet gennem skriftlige spørgsmål via Udbudsportalen.
Spørgsmål i anonymiseret form og svar vil ligeledes blive delt med alle, der har anmodet om adgang til udbuddets prækvalifikationsforum. Kun spørgsmål, der kan besvares af Odense Kommune inden 6 dage før ansøgningsfristen for prækvalifikation, vil blive besvaret.
Det er prækvalifikationsansøgerens ansvar at sikre, at alt udbudsmaterialet bliver modtaget fra Udbudsportalen og at holde sig løbende ajour med opdateringer på Udbudsportalen.
Bemærk at der i prækvalifikationsfasen også kan stilles spørgsmål til selve udbudsmaterialet til brug for tilbuddet. Spørge- og svarfrister inden aflevering af tilbud vil blive kommunikeret, når de prækvalificerede ansøgere bliver opfordret til at afgive tilbud.
For yderligere information venligst se ByggeWeb/RIB A/S' hjemmeside:
http://www.rib-software.dk/#intro (Dansk version)
http://www.rib-software.co.uk/#intro (Engelsk version)
For teknisk assistance til ByggeWeb/RIB A/S:
E-mail: support@rib-software.dk
Telefon: +45 35 245 250 — tast 2
Information om markedsdialog
Henset til de generelle markedsforhold for nærværende udbud og opgavernes atypicitet, gennemførte Odense Kommune i september 2016 en grundig markedsdialog med henblik på at sikre, at udbudsmaterialet blev udformet så præcist som muligt, for derved at sikre den bedst mulige konkurrence.
Odense Kommune indbød i alt 10 (ti) aktører på tværs af de to udbudspakker og i alt 9 (ni) aktører deltog.
Såvel materialet, som aktørerne modtog inden dialogmøderne, som et samlet referat af alle møderne, der efterfølgende blev delt med de deltagende aktører, er vedlagt udbudsmaterialet:
A084058-053, »Præsentation af service«
A084058-107, »Standardmail med invitation og spørgsmål til dialogmøde — AE«
A084058-108, »Standardmail med invitation og spørgsmål til dialogmøde — MH«
A084058-102, »Markedsdialog Samlet Referat«
Vejledende tidsplan for udbud og tilbud
12.12.2016 Kort besigtigelse af Odins Bro
9.1.2017 Ansøgningsfrist for prækvalifikation
Medio/ultimo januar 2017 Svar på prækvalifikation og opfordring til at afgive tilbud
Primo februar 2017 Besigtigelse i forbindelse med tilbudsgivning
Medio/ultimo februar 2017 Tilbudsfrist for indledende tilbud
Medio marts 2017 Forhandlingsperiode
Primo april 2017 Sidste frist for aflevering af endelige tilbud
Medio maj 2017 Kontrakttildeling og start på Standstill periode
Primo juni 2017 Kontraktunderskrift og start på tidlig inddragelse startes
1.8.2017 Overtagelse af ansvar for service af automation og elektriske installationer på Odins Bro.
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
E-mail: klfu@erst.dk
Internetadresse:http://www.klfu.dk
Frister for og procedurer for klager fremgår af »Lov om Klagenævnet for Udbud«, lovbekendtgørelse nr. 593 af 2/6/2016 (Herefter »klagenævnsloven«).
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage.
Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning.
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået. Det er en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. klagenævnsloven § 2, stk. 2 eller udbudslovens § 171, stk. 4.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnsloven § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i klagenævnsloven § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. klagenævnsloven § 12, stk. 1.
Carl Jakobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Internetadresse:http://www.kfst.dk