Effektiv dokumentstyring og sagshåndtering i IPW
Koateks kunder efterspørger i højere og højere grad, at vi opfylder deres krav til kvalitet, og med et kvalitetssystem baseret på et virvar af gamle, linkede PDF’er var det på høje tid at automatisere det hele
”Der gik én dag – så var IPW tilgængeligt.”
Tommy Oldenburg Christensen – Head of quality,
Koatek A/S
Vores kvalitetssystem var ikke blevet opdateret i årevis, og medarbejderne brugte det ikke. Vi fandt stort set kun dokumenterne frem, når der var audits. Derfor tog vi fat i de fire største softwareudbydere, og gav dem en dag hver til at komme og præsentere deres system. Så afprøvede vi nogle konkrete brugssituationer: Hvor let er det for eksempel at finde den relevante brugsinstruktion – og hvor nemt er det at redigere?
Effektiv dokumentstyring og sagshåndtering
Vi gik efter effektiv dokumentstyring og sagshåndtering på afvigelser, audit og korrigerende handlinger. Men vores primære fokus lå på brugervenlighed. 90% af vores medarbejdere er dygtige teknikere i produktionen, så det skal være lettilgængeligt og let at tilrette, så vi ikke får brug for en masse support.
Dagen efter vi indgik aftale med IPW, var systemet tilgængelig, og vi kunne komme i gang med at prøve det af. Vi var to, der kom på introkursus, hvor vi fik sparring på opbygning og eksempler på, hvordan andre arbejder. Så byggede vi selv skelettet med opsætning af menuer, og rykkede alt over fra det gamle system. Herfra tager vi ét dokument ad gangen. Hvis dokumentet stadig er aktuelt, opdaterer vi det, og sender ud til alle brugere med ’Læst og Forstået’.
Direkte registrering af afvigelser
Hvor jeg før registrerede afvigelser i store Excel-ark, indtastes data nu direkte af mine kollegaer. Vi har fået et sted at placere alle de dokumenter, som tidligere blev gemt i fysiske mapper – alt det ligger i IPW, som også sikrer god, intern kommunikation ved hjælp af Opslagstavlen med links til dagens besøgsgæster, menuen i kantinen og kundehistorier, som viser vores medarbejdere, hvorfor det er vigtigt, at vi gør os umage.
Systemet folder sig i det hele taget mere og mere ud. Vi bliver hele tiden klogere på nye ting, vi kan få brug for, og det er fedt at være med i fællesskabet omkring IPW-familien. Det næste, jeg vil dykke ned i, er modulerne på audit og kompetencestyring.
Koatek er specialister i finmekanisk produktion af præcisionskomponenter i ultrahøj kvalitet til bl.a. medico-, elektronik- og fødevarebranchen. Virksomheden har ca. 100 medarbejdere, er lokalforankret i Jægerspris, og har eksport til USA, Kina, Thailand m.fl. Koatek er ejet af Den Sociale Kapitalfond, og skaber vækst gennem inklusion af mennesker på kanten af arbejdsmarkedet.
IPW løsninger: IPW Polaris, IPW Registrering, Opslagstavle. Koatek hoster deres løsning hos IPW.
Flere kundehistorier?
Vi har hjulpet hundredvis af kunder i alle brancher.
Bliv ringet op og hør om nogle af dem, der ligner dig.
