Fra e-Boks til e-faktura: Offentlige regninger flyttes ind i virksomhedernes økonomisystemer

Regninger direkte i økonomisystemet

Det lyder måske teknisk, men for mange virksomheder handler ændringen om noget meget konkret: offentlige regninger skal ikke længere være noget, der hentes i e-Boks, videresendes på mail og indtastes manuelt. De skal i stedet kunne lande direkte i virksomhedens økonomi- eller bogføringssystem.

“Det her flytter e-fakturering fra at være et krav, man kunne udskyde, til en løsning der skal fungere i praksis,” siger Henrik Kruse, CEO i Digisense.

Hvad ændrer sig i hverdagen?

I dag modtager mange virksomheder stadig offentlige opkrævninger som PDF’er eller via e-Boks. Det gælder fx:

• kommunale gebyrer
• opkrævninger i forbindelse med tilsyn, registreringer eller tilladelser
• afgifter og betalinger fra styrelser og andre myndigheder

Når regningerne kommer manuelt, opstår der ofte ekstra led: bilag skal findes, sendes rundt, godkendes og registreres korrekt. Det er tidskrævende og gør processen sårbar, hvis ansvaret ikke er klart.

Med de nye regler er forventningen, at offentlige myndigheder i højere grad sender disse opkrævninger som e-faktura via NemHandel. Det betyder, at regningerne kan modtages struktureret og med bedre sporbarhed.

Det rammer bredere end mange tror

Ændringen handler ikke om branche eller størrelse, men om én ting:

Modtager virksomheden regninger fra det offentlige?

Hvis svaret er ja, bliver virksomheden berørt i praksis. Det gælder både større produktionsvirksomheder, underleverandører, værksteder og mindre selvstændige. Kravet knytter sig til modtagelsen af offentlige opkrævninger - ikke til hvilket system virksomheden bruger.

Virksomheder skal selv være klar til at modtage e-faktura

Det er en udbredt misforståelse, at e-faktura “bare virker af sig selv”. For at modtage offentlige opkrævninger elektronisk skal virksomheden aktivt være registreret til modtagelse.

Det sker typisk via:

• virksomhedens EAN/GLN-nummer, hvis det allerede anvendes
• eller via CVR-nummer, hvis man ønsker en mere enkel opsætning

Hvis opsætningen mangler, risikerer virksomheden fortsat at modtage regninger via manuelle kanaler, selv efter reglerne træder i kraft.

Skattekontoen bliver ikke samlingspunkt

Samtidig er det besluttet, at offentlige regninger ikke samles på virksomhedens skattekonto. I stedet sendes opkrævningerne derhen, hvor virksomheder allerede arbejder i dag – i økonomi- og bogføringssystemerne.

“Det afgørende er, at regningerne flyttes derhen, hvor virksomhederne allerede arbejder, nemlig i deres økonomi- og bogføringssystemer,” siger Henrik Kruse.

Hvad bør virksomheder gøre nu?

Selvom reglerne først forventes at træde i kraft 1. juli 2026, kan virksomheder med fordel allerede nu få afklaret:

• hvordan offentlige regninger modtages i dag
• om e-faktura-modtagelse er korrekt sat op
• hvem der internt har ansvaret for, at regninger lander rigtigt

For mange virksomheder handler forberedelsen ikke om at skifte system, men om at få styr på opsætning og arbejdsgange, så offentlige opkrævninger ikke bliver en manuel særproces.

Læs mere om muligheder for e-fakturering: https://digisense.dk/e-faktura/