Af Johan Hellman, Chief Product Officer hos nShift Transportteams arbejder hurtigere, når alle bookinger, dokumenter, statusopdateringer og omkostningsdata følger den samme proces. Når transporten fordeles på flere transportører, lokationer og transportformer, bliver det vanskeligere at bevare det fælles overblik med portaler, regneark og indbakker.
Et transport management system som nShift TMS giver transportteams ét fælles driftslag til booking, forsendelsesstatus, dokumenter og transportanalyse på tværs af transportflows.
En vurdering bør tage højde for det koordineringsarbejde, der ligger bag hver forsendelse. En mindre virksomhed med leverandørbookinger, flere transportformer eller snævre leveringstidsrum kan have en mere kompleks drift end en større virksomhed, der primært sender standardpakker.
Hvad gør et TMS?
Et TMS planlægger, booker, dokumenterer, sporer og analyserer transportaktiviteter i ét styret system. Et transport management system forbinder ordredata, der er klar til afsendelse, med de status- og omkostningsdata, virksomheden har brug for.
TMS kan booke vej-, sø- og luftfragt i samme arbejdsgang og derefter udskrive de nødvendige labels og transportdokumenter. Skabeloner genbruger oplysninger, mens konsolidering samler forsendelser, der med fordel kan sendes sammen. Data fra et ERP-, ordre- eller lagersystem kan føres direkte ind i bookingflowet uden at blive indtastet igen.
Den samme registrering kan bruges af flere teams. Kundeservice ser forsendelsesstatus, økonomi sammenholder forventede priser med de faktiske transportomkostninger, og transportansvarlige følger transportørperformance, leveringspræcision og emissionsdata. Hvert overblik er fortsat knyttet til den forsendelse, der har skabt dataene.
Hvorfor transportkompleksitet bliver et kontrolproblem
Transportkompleksitet bliver et kontrolproblem, når hver ny transportør, transportform, lokation eller forsendelsestype kræver sin egen rutine. Ud over selve bookingen skal teamet bruge den korrekte transportaftale, registrere vare- og pakkeoplysninger, udarbejde dokumenter, håndtere afvigelser og afstemme omkostninger.
En transportørportal kan være fuldt tilstrækkelig til lejlighedsvise bookinger hos én udbyder. Koordineringsarbejdet vokser, når planlæggere gentager de samme forsendelsesdata i flere portaler eller bygger lokale processer op på ny for hver lokation. En forsendelse kan være booket korrekt og stadig være vanskelig at styre, hvis status, dokumenter og forventede omkostninger ligger forskellige steder.
Antallet af forsendelser fortæller kun en del af historien. Indgående transport arrangeret af leverandører, interne overførsler, ruter med flere led, farligt gods, toldkrav og kundespecifikke leveringstidsrum skaber alle ekstra beslutninger. Et TMS giver disse beslutninger en fast plads og mindsker afhængigheden af lokal viden og personlige indbakker.
Tegn på, at det er tid til at overveje et TMS
Det er relevant at overveje et TMS, når tilbagevendende transportarbejde bliver svært at overskue, standardisere eller styre på tværs af virksomheden.
- Bookinger er fordelt på transportørportaler, regneark og lokale rutiner.
- Økonomi mangler ét fælles overblik over transportomkostninger og forventede priser.
- Statusspørgsmål og afvigelser håndteres primært via telefon og indbakker.
- Labels, transportdokumenter eller tolddata oprettes på ny for hvert transportflow.
- Drift, økonomi og kundeservice arbejder ud fra forskellige billeder af forsendelsesstatus.
Tilsammen viser disse tegn, hvor meget arbejde virksomheden bruger på at koordinere rundt om den enkelte forsendelse. En transport management platform bør samle dette arbejde i én fælles proces.
Sådan ændrer et fælles driftslag arbejdet
Et fælles driftslag fører forsendelsesdata fra systemerne ind i arbejdsgange for booking, dokumentation, status og rapportering. Teamet kan derefter gentage den samme styrede proces på tværs af transportører og lokationer.
Ordre- og vareoplysninger kan komme fra et ERP- eller lagersystem, mens skabeloner indeholder de tilbagevendende bookingdata. Transportørforbindelser understøtter booking og dokumentproduktion, og statusopdateringer føres tilbage til den samme forsendelse. Leverandører kan tilføje manglende vægt, mål eller afhentningsoplysninger gennem et kontrolleret samarbejdstrin.
En modulær TMS-platform kan udvikle sig sammen med driftsmodellen. Et team kan begynde med booking, print og integrationer og senere tilføje omkostningsstyring, leverandørsamarbejde, emissionsberegninger eller transportanalyse. Omfanget følger de faktiske transportflow frem for en lang liste af funktioner.
Mange transportsetups skaber dobbeltarbejde
Mange transportsetup skaber dobbeltarbejde i overgangen mellem ordredata, booking, dokumentation, status og omkostningsafstemning. En planlægger kan kopiere en ordre ind i en transportørportal, oprette et dokument i et andet værktøj og derefter føre et forsendelsesnummer tilbage til kildesystemet. Økonomi modtager omkostningen senere og må rekonstruere, hvilken aftale eller service der blev anvendt.
Enkeltstående løsninger kan løse deres egne opgaver godt. Det ekstra arbejde opstår i koblingerne mellem dem. En manglende reference kan adskille en faktura fra den tilhørende forsendelse. En statuskode, der kun er synlig i en transportørportal, udløser endnu et spørgsmål til driften. Og en lokal bookingregel kan forsvinde, når den person, der oprettede den, skifter rolle.
Tæl overdragelserne, før I sammenligner funktionslister. Når I vurderer transport management software, bør I kortlægge de systemer og personer, der indgår i en forsendelse, hvor data kopieres, hvilke beslutninger der afhænger af hukommelse, og hvor et andet team venter på en opdatering. De detaljer viser den reelle driftsbyrde bag softwaren.
Hvad skal I forberede til en TMS-vurdering?
Forbered vurderingen ud fra repræsentative transportflows, systemgrænser, driftsmæssige undtagelser og de beslutninger, hvert team skal kunne træffe. Konkrete eksempler giver et bedre grundlag for at vurdere, om løsningen passer.
Tag de besværlige forsendelser med i vurderingen sammen med de rutinemæssige. Relevant materiale omfatter:
- Repræsentative flow: indgående leverandørfragt, udgående kundeforsendelser, interne overførsler, transporter med flere led og enhver kombination af vej-, sø- og luftfragt.
- Transportør- og aftaledata: hvilke services der bruges, hvem der ejer den enkelte aftale, hvem der betaler, og hvilke referencedata der skal følge forsendelsen.
- Systemgrænser: hvor ordrerne opstår, hvilke ERP- eller lagersystemer der rummer kildedataene, og hvor status- og omkostningsoplysninger skal føres tilbage.
- Dokumenter og undtagelser: labels, transportdokumenter, tolddata, krav til farligt gods, manglende afhentninger og ændringer i leveringstidsrum.
- Beslutningsbehov: de spørgsmål, som drift, økonomi, kundeservice og ledelse skal kunne besvare ud fra forsendelsesdataene.
Brug disse flows til at teste, hvordan en mulig transport management løsning håndterer booking, supplering af data, dokumentproduktion, statusopdateringer, forventede omkostninger og rapportering. Vurderingen bør munde ud i et klart driftsdesign: hvilke data der kun registreres én gang, hvilke regler der anvendes automatisk, hvem der håndterer undtagelser, og hvilket fælles overblik der danner grundlag for den enkelte beslutning.
Et TMS giver transportteams en pålidelig måde at styre godstransporten på, efterhånden som antallet af transportører, transportformer og forretningskrav vokser.
Om forfatteren
Johan Hellman er Chief Product Officer hos nShift, hvis platform til styring af levering og kundeoplevelser understøtter mere end én milliard forsendelser om året i 190 lande. Johan har mere end 15 års erfaring med logistik, forsendelse, 3PL, transport management og transportørstyring.
BREAKING