Mange virksomheder kan følge hver pakke helt frem til kunden, men ved ikke, hvornår pallerne ankommer til deres eget lager. Når vi indfører nShifts transportstyringssystem (TMS) hos kunderne, anbefaler vi at bygge overblikket op trin for trin: Saml først de indgående transportbookinger i ét system, kobl derefter ERP-systemet på, og tilføj til sidst priserne. Af Jon Jacobsson, Senior Solution Architect hos nShift
Hos de fleste større virksomheder i Europa håndteres udgående pakkeforsendelser digitalt, helt ned til den e-mail og det sporingslink, kunden modtager. Godset, der kommer den anden vej, håndteres ofte anderledes. Det gælder containere fra Asien til en europæisk havn, paller fra havnen til et lager og transporter mellem virksomhedens egne lagre. Hos mange af de virksomheder, jeg arbejder med, også de helt store, bliver disse transporter stadig aftalt over telefonen og fulgt i et fælles regneark.
Flyt de indgående transportbookinger ud af regnearket
Det første skridt er at få en fælles arbejdsgang for transportbookingerne, for indgående fragt bliver ofte arrangeret én forsendelse ad gangen. En indkøber ringer til to eller tre speditører for at få priser og transittider, booker på den valgte speditørs hjemmeside, registrerer indkøbsordren i et regneark og indsætter sporingslinket manuelt. Regnearket fungerer, så længe medarbejderne, der bruger det, bliver i virksomheden. Når en af dem stopper, eller et faneblad bliver slettet, går viden tabt.
Leverandørerne vælger måske også selv speditør og undlader at angive indkøbsordrenummeret ved bookingen. Så kan en leverance dukke op i varemodtagelsen uden varsel. Vi gennemgår flere af den slags situationer i vores engelsksprogede guide til indgående logistik og overblik over fragten.
Transportører og speditører har hver deres del af informationen
Indgående fragt passerer ofte gennem flere typer transportpartnere på vej til jer. En transportør fragter godset med egne køretøjer og via egne terminaler. En speditør arrangerer transporten for jer, typisk på tværs af landegrænser med skib eller fly. Speditøren står også for fortoldning og dokumentation og køber kapacitet hos transportører, som regel uden selv at have en vognpark.
Statusoplysningerne for én indgående forsendelse kan derfor komme fra både en speditør, et rederi og den lokale vognmand, der kører den sidste strækning. Et transport management system skal kunne udveksle data med dem alle. Derfor undersøger jeg først forbindelserne til transportører og speditører, når en virksomhed vurderer et nyt system.
Nogle af disse partnere er små vognmandsfirmaer uden egen it-afdeling. Her kan nShift TMS tilføje en QR-kode til fragtlabelen. Chaufføren scanner koden med en almindelig mobiltelefon, og forsendelsens status bliver opdateret. Selv et nystartet vognmandsfirma kan dermed sende statusopdateringer fra første dag.
Planlæg efter, hvornår godset ankommer
For mange af de virksomheder, jeg arbejder med, er et præcist ankomsttidspunkt i dag mere værd end en hurtig levering. Mange holder lagerbeholdningen nede og skal bruge godset på den aftalte dag for at kunne gå videre med næste trin i produktionen. I bilindustrien kan en produktionslinje gå i stå, hvis komponenterne ikke når frem til tiden. Gods, der kommer for tidligt, kan også give problemer, hvis ingen er klar til at tage imod det, og der ikke er plads til det.
Når transportørens statusopdateringer og bookingen er samlet på samme forsendelse, kan medarbejderne i varemodtagelsen planlægge efter den forventede ankomstdato og tilpasse planen, hvis datoen ændrer sig.
Giv den ordreansvarlige besked om forsinkelser
En besked om en forsinkelse gør størst nytte hos den, der har ansvaret for kunden. Den bør derfor komme frem i det system, vedkommende bruger til daglig. En transportør kan melde om voldsomt vejr på ruten og oplyse en ny ankomstdato. Transportafdelingen opsætter regler for, hvornår der skal sendes besked om kritiske transporter, eksempelvis hvis en forsendelse stadig ikke er leveret efter tre dage. TMS’et sender oplysninger om afvigelsen til ERP-systemet. I SAP bliver salgsordren for eksempel markeret med den nye dato.
Sælgeren ser forsinkelsen på ordren flere dage før den forventede ankomst, ringer til kunden og aftaler det videre forløb. Kunden kan så tilpasse sin egen planlægning. Jeg anbefaler at begrænse beskederne til de forsendelser, der kræver opmærksomhed. Ingen har brug for en opdatering om hver eneste forsendelse.
Start med bookingerne, kobl ERP-systemet på, og tilføj priserne
Den største fejl, jeg ser i TMS-projekter, er at forsøge at sætte det hele op på én gang. Skal et team væk fra det fælles regneark, anbefaler jeg denne rækkefølge:
- Book transporterne i TMS’et fra starten, og brug skabeloner i stedet for regnearket.
- Kobl TMS’et til ERP- eller lagerstyringssystemet, så forsendelsesoplysningerne udfyldes med data fra ordren.
- Tilføj priser, så omkostningen fremgår af hver forsendelse, og teamet kan sammenligne transportører og ruter.
En trinvis indførelse giver også medarbejderne tid til at vænne sig til systemet. En transportplanlægger, der foretrækker at ringe til speditøren, kan fortsætte med det, når først bookingen ligger i systemet.
Hvor stor en del af bookingen der kan automatiseres, afhænger af, hvor fyldestgørende ordredataene beskriver forsendelsen. Permobil, der udvikler og producerer mobilitetshjælpemidler, sender elkørestole i mange størrelser og konfigurationer. For disse forsendelser opretter nShift TMS nu transportbookingen direkte ud fra ordredataene og genererer fragtlabels i samme trin. Permobil sparer cirka fem minutter pr. booking og 2 timer og 50 minutters manuelt arbejde pr. produktionsdag. Den engelsksprogede kundecase beskriver, hvordan Permobil automatiserede sine transportbookinger.
Når priserne også er på plads, kan teamet gennemgå et års forsendelsesdata og se, hvad transporterne på hver rute har kostet, og hvor lang tid de har taget. Det giver et dokumenteret grundlag for næste forhandling med transportørerne.
Om forfatteren
Jon Jacobsson er Senior Solution Architect hos nShift, den globalt førende leverandør af løsninger til at håndtere forsendelser på tværs af transportører og forbedre kundernes leveringsoplevelse. Han rådgiver virksomheder om transportstyring med fokus på indgående fragt og transporter mellem deres egne lokationer. nShift-platformen er forbundet med over 1.000 transportører og understøtter over en milliard forsendelser om året.
BREAKING