Må man gemme oplysninger om tidligere medarbejdere?

Selvom en medarbejder fratræder sit job, betyder det ikke, at virksomheden skal slette alle personoplysninger den dag, medarbejderen forlader virksomheden

De fleste virksomheder ligger inde med rigtig meget viden og data om deres medarbejdere – eksempelvis om deres konto- og personnumre eller uddannelse og certificeringer. Meget af den viden kan være relevant, selv når medarbejderen har forladt virksomheden.

Læs også: SCT indfrier forventningerne i nyt regnskab

- Vi har flere gange haft brug for at grave oplysninger frem om en medarbejder, der ikke arbejder her mere. Det kan være sager med uenighed om lønudbetaling – eller at vi som vognmandsfirma skal kunne bevise, at vores chauffører har de rigtige certifikater, siger HR-medarbejder Mette Vang fra SCT Transport. 

Derfor gemmer SCT Transport oplysninger om deres fratrådte medarbejdere. Men med den nye persondataforordning, som træder i kraft til maj næste år, kommer også markant større bøder på op til fire procent af virksomhedens globale omsætning, hvis en virksomhed gemmer persondata uden en saglig begrundelse. Det har skabt øget fokus på, hvor lang tid virksomhederne må gemme oplysninger om medarbejderne.

Forskellige regler for nuværende og fratrådte medarbejdere
Der er forskellige tommelfingerregler for, hvor længe en virksomhed må gemme personoplysninger, alt efter om det handler om nuværende eller tidligere medarbejdere.

- For ansatte medarbejdere gælder det, at formålet er sagligt, så længe medarbejderen arbejder i virksomheden, mens det for fratrådte medarbejdere som udgangspunkt kræver en konkret vurdering, lyder det fra DI’s advokat fra personalejuridisk afdeling, Sussi Skovgaard-Holm.

En virksomhed kan dog vælge at fastsætte en procedure, så den slipper for at vurdere hver enkelt person­oplysning løbende. Her foreslår DI’s advokat fem år.

- Der er ikke noget krav om, at du sletter oplysninger om en medarbejder, den dag de forlader virksomheden og fortsætter i et nyt job. På baggrund af den hidtidige praksis fra Datatilsynet må du som udgangspunkt gemme data om fratrådte medarbejdere i op til fem år, siger hun.

Læs også: Mentorer kan gøre en forskel

I tilfælde af en verserende ansættelsesretlig sag om for eksempel bortvisning eller opsigelse, må oplysninger dog gemmes, indtil sagen er afsluttet.

Ifølge DI’s advokat, ser det ikke ud til, at den praksis ændres med den nye persondataforordning, men bøden kan blive mange gange større end tidligere, hvis virksomhederne ikke følger reglerne.

Skab overblik og kortlæg data
For at kunne skabe overblik over, hvor længe data bliver gemt, er det vigtigt at vide, hvilke data man ligger inde med. Netop det er HR-afdelingen hos SCT Transport i fuld gang med.

- Vi har digitaliseret alle filer om vores 300 medarbejdere. Det er nemmere at søge rundt i, og det er nemt at rydde op, når noget skal slettes. Og så er det også nemmere at sikre, at en lønseddel eller en journal ikke ligger og flyder på et skrivebord, når det er digitalt. Det er en stor omstilling, siger Mette Vang, HR-medarbejder hos SCT Transport.

Det er ifølge hende en større proces, men virksomheden har prioriteret det – dels for at imødekomme den nye persondataforordning, men også som en anledning til at få gamle ringbind digitaliseret.

Mere om: SCT Transport
Kilde: ATL


Hold dig opdateret med Transportmagasinet
Er du abonnent? Bliv abonnent

Med et abonnement får du ubegrænset adgang til online avisen. Læs avisen online


Forsiden lige nu

PostNord fortsat i underskud trods forbedret omsætning

PostNords omsætning steg med fem procent til 9,5 milliarder svenske kroner i andet kvartal.

Part i Storstrøms-byggeri er gået konkurs

Brobyggeri betyder udvidelse af havn

Vognmand køber varmeværksgrund

Betjente redder chauffør ud af synkende lastbil i sø

Kommune vil ikke betale til vej

Nyhedsbrev

Molslinjens godstransport bekymrer vognmænd

Online Avis Arkiv

KH OneStop udvider i Aarhus

Stor bøde: Fik afslag på chaufførjob fordi hun er kvinde

SDK Group runder milliarden

Det bedste resultat nogensinde for shippingvirksomhed fra Fredericia.

Tank i det billigste land og spar penge

129.959 lastbiler kørte over Storebælt i juni

DKI Logistics skal drive lager for Region Midtjylland

Vejprojekter kan spare bilister for millioner af timer

Både S og V vil åbne for mere byggeri af veje, broer og tunneler, fordi udbygning af vejnettet kan spare tid.

Træ og asfalt rykker ind på Horsens Havn

Hans Jensen Transport bygger nyt domicil

Køge-virksomhed lander endnu en hjemmebane-ordre

Gigant køber ny luns af Hafnia Tankers

Ejer nu 43,5 procent af det danske tankskibsselskab.

Sommerferie på Transportmagasinet

Bornholm siger god for Færgen-opkøb

Debat
Transportbranchen skal omfavne GDPR

Vi skal tage imod den nye dataforordning med åbne arme, mener direktør Claus Gottlieb fra YX Erhverv

Ugens rokader i bestyrelser og direktioner

Razzia: Ingen udenlandske lastbilchauffører knaldet for sprit

DTL: Strategi er godt - eksekvering er bedre

Danmark bør se mod Sverige for at finde inspiration til, hvordan man gennemfører succesfulde tiltag for godstransporten, mener DTL

Ny bestyrelse i Erria

Storebæltsbroen genåbnet efter brændende lastbil

Mand varetægtsfængslet for tyveri af danske sættevogne

Verdenskongres i København

Miljø-deklaration på lastbiler

Nyt fra bestyrelser og direktionsgange

Nu gøres der klar til højere hastigheder

Uber vil tilbage til Danmark efter sejr i London

HMK Bilcon får alligevel lov at byde på forsvarsordre

M-Comp høvler gæld af

Volvo Danmark er klar til Transport 2019

Nye leveringer

Se alle Medlemmernes egne nyheder

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

4 tips til dig der skal have firmabil for første gang

IATF 16949:2016 Inspirationsseminar

Kanonflot kroghejs

Intern Auditor Kvalitet

Tysk økonomi fortsætter sin fremgang, men Brexit kan presse udviklingen

Ny Kel-Berg 4 akslet tiptrailer 37 m3 leveret til B. & V. Kristensen A/S

IATF 16949:2016 Specialist Transition

HMF 2620-K5 med JOAB Kroghejs L20 til RTR A/S – Renovations Transport Roskilde A/S

Kroghejs og Påhængsvogn til Søren Nielsen

IATF 16949:2016 Specialist

Risk Management

Regenerative servomotorstyring op til 220kW

Tre komplette opbygninger

Alfred Nielsen og Sønner A/S kan køre hjem med to nye Kel-Berg 4 akslet nedb. udtrækstrailer

ISO 13485:2016 Opgraderingsseminar

Skab tillid med klima ikon

Ny Kel-Berg 4 akslet tiptrailer 71 m3 til Johs. Sørensen & Sønner Århus A/S

Danske virksomheder har forbedret deres internationale konkurrenceevne, men vær opmærksom på Brexit

ISO 9001:2015 Opgraderingsseminar

10 nye VARIOS gardintrailere til Bendix Transport

Hands-on introduktion til design og fremstilling af kompositmaterialer

Leverandøraudit

Ny Kel-Berg 4 akslet tiptrailer 37 m3 leveret til L.M. Transport, Ans A/S

Atradius: Stor stigning i betalingsforsinkelser i Asien – pas på hvis du ha...

Send til en kollega

0.211