Må man gemme oplysninger om tidligere medarbejdere?

Selvom en medarbejder fratræder sit job, betyder det ikke, at virksomheden skal slette alle personoplysninger den dag, medarbejderen forlader virksomheden

De fleste virksomheder ligger inde med rigtig meget viden og data om deres medarbejdere – eksempelvis om deres konto- og personnumre eller uddannelse og certificeringer. Meget af den viden kan være relevant, selv når medarbejderen har forladt virksomheden.

- Vi har flere gange haft brug for at grave oplysninger frem om en medarbejder, der ikke arbejder her mere. Det kan være sager med uenighed om lønudbetaling – eller at vi som vognmandsfirma skal kunne bevise, at vores chauffører har de rigtige certifikater, siger HR-medarbejder Mette Vang fra SCT Transport. 

Derfor gemmer SCT Transport oplysninger om deres fratrådte medarbejdere. Men med den nye persondataforordning, som træder i kraft til maj næste år, kommer også markant større bøder på op til fire procent af virksomhedens globale omsætning, hvis en virksomhed gemmer persondata uden en saglig begrundelse. Det har skabt øget fokus på, hvor lang tid virksomhederne må gemme oplysninger om medarbejderne.

Forskellige regler for nuværende og fratrådte medarbejdere
Der er forskellige tommelfingerregler for, hvor længe en virksomhed må gemme personoplysninger, alt efter om det handler om nuværende eller tidligere medarbejdere.

- For ansatte medarbejdere gælder det, at formålet er sagligt, så længe medarbejderen arbejder i virksomheden, mens det for fratrådte medarbejdere som udgangspunkt kræver en konkret vurdering, lyder det fra DI’s advokat fra personalejuridisk afdeling, Sussi Skovgaard-Holm.

En virksomhed kan dog vælge at fastsætte en procedure, så den slipper for at vurdere hver enkelt person­oplysning løbende. Her foreslår DI’s advokat fem år.

Læs også: Mentorer kan gøre en forskel

- Der er ikke noget krav om, at du sletter oplysninger om en medarbejder, den dag de forlader virksomheden og fortsætter i et nyt job. På baggrund af den hidtidige praksis fra Datatilsynet må du som udgangspunkt gemme data om fratrådte medarbejdere i op til fem år, siger hun.

I tilfælde af en verserende ansættelsesretlig sag om for eksempel bortvisning eller opsigelse, må oplysninger dog gemmes, indtil sagen er afsluttet.

Læs også: EUC: - Branchen må give os noget at arbejde med

Ifølge DI’s advokat, ser det ikke ud til, at den praksis ændres med den nye persondataforordning, men bøden kan blive mange gange større end tidligere, hvis virksomhederne ikke følger reglerne.

Skab overblik og kortlæg data
For at kunne skabe overblik over, hvor længe data bliver gemt, er det vigtigt at vide, hvilke data man ligger inde med. Netop det er HR-afdelingen hos SCT Transport i fuld gang med.

- Vi har digitaliseret alle filer om vores 300 medarbejdere. Det er nemmere at søge rundt i, og det er nemt at rydde op, når noget skal slettes. Og så er det også nemmere at sikre, at en lønseddel eller en journal ikke ligger og flyder på et skrivebord, når det er digitalt. Det er en stor omstilling, siger Mette Vang, HR-medarbejder hos SCT Transport.

Det er ifølge hende en større proces, men virksomheden har prioriteret det – dels for at imødekomme den nye persondataforordning, men også som en anledning til at få gamle ringbind digitaliseret.

Mere om: SCT Transport
Kilde: ATL


Hold dig opdateret med Transportmagasinet
Er du abonnent? Bliv abonnent

Med et abonnement får du ubegrænset adgang til online avisen. Læs avisen online


Forsiden lige nu

Top 100 - 2017
Top 10'ere: Hvem er bedst i transportbranchen?

Hvilke transportvirksomheder tabte mest i seneste regnskabsår? Voksede mest? Ansatte flest? Se svarene og endnu flere nøgletal fra Transportmagasinets brancheanalyse

Børssucces kan forgylde DSV-ansatte

Transportfirma chokerer med lav betaling

En prisliste fra NTG har fået flere parter på barrikaderne: Ekspert, vognmand og fagforening mener, det er umuligt at betale dansk løn med prisen

En ny vognmandspolitiker er født

Vognmandskonen Britt Skousen Andersen var en uge i praktik som politiker på Christiansborg

Video
Tunnel til milliarder skal fra mandag aflaste trafikken i København

Nordhavnsvej blev indviet søndag. Projektet har taget syv år, og vejen skal aflaste biltrafikken i København

Medie: Kapitalfond gør klar til salg af Scandlines

Scandlines vurderes ifølge medie at kunne indbringe kapitalfond mere end fem milliarder kroner

Nyhedsbrev

Test
Scania G er god til distribution

Det var absolut ikke en typisk dansk opbygning, som vi prøvede forleden, da vi kørte en 2-akslet Scania G410 trækker fra Odense til Hvidovre - i tæt tåge

Online Avis Arkiv

Ny motor fra Scania

Nyt fra bestyrelser og direktionsgange

Digital totalløsning til eksportører og speditører

Eksportportalen.dk samler alle eksportdokumenterne og certifikaterne ét sted

Direktør stopper i Danske Havne

DI forudser ny retssag

Nye regler om alkolåse skal holde spritbilister fra flasken

Rådet for Sikker Trafik forventer, at nye regler om alkolåse betyder færre spritbilister.

Blue Water opkøber vognmandsforretning

Ny regel straffer chauffører hårdt

Chauffør Daniel Ejsenhardt fra Faxe tjekkede ikke, at medbringertrucken sad i tilpas højde, og fik hård straf

Når højere pris giver lavere omkostninger

Det er ikke den billigste trailere, som vognmand Peter Markussen har valgt; men på sigt regner han med, at den alligevel bliver billigst

Nu skal vi lære at bruge Ziik

Danske lastbiler har mindre at lave trods høj vækst

Danske lastvogne har det seneste år kørt færre kilometer og med mindre gods end året forinden

Ventetid på kørekort kostede chaufførjobbet: Det er helt galt

Fleksjobbet forsvandt på grund af den lange ventetid. I stedet er Ove endt på offentlig forsørgelse

Formandsskifte på Horsens Havn

Slut med køkkenbords-aftaler

Ny lov: Chaufførers overenskomster skal indgås af arbejdsmarkedet

Frank Nørager & Co. solgt

Transportvirksomheden Ville Silvasti køber Frank Nørager & Co. A/S og bliver størst I Nordeuropa.

Tonstunge elementer i luften i Køge: Nu bliver broen synlig for alle

Med Bladt Industries som entreprenør går arbejdet med Køge Nord Stations gangbro fredag ind i sin næste fase.

60 x 300 ton fra Aalborg til Tyskland

Unge skal fortælle transport-historier

Forsker: Droner kan levere pakker til din hoveddør om få år

Danish Transport Award 2018 åben for nomineringer

Global fragtopgave til Blue Water Shipping

Kølevogns-producent ovenpå efter konkurs

Næstformand går på pension

Tyrkisk chauffør varetægtsfængslet

Det nye vinterdæk til traileren

EU’s ladeport for chauffører fra tredjelande skal lukkes helt i

Nyt fra bestyrelser og direktionsgange

Nye chefer til to danske Volvo Truck Centre

Ny lagerhal til Thyborøn Stevedore

Se alle Medlemmernes egne nyheder

Husk Early Bird-rabat på AUTODRIVE 2018 indtil d. 15/1 - bl.a. med "Mr. Robobus" fra Finland

NYHED! RUBIA OPTIMA 1100 FE 10W-30, højkvalitets motorolie med API CK og VOLVO VDS 4.5. godkendelse.

Sådan kommer du i gang med at spare på energien – helt gratis

Vil du ligesom Bodycote Varmebehandling have en komplet pakke hos én leverandør?

Hyva cylinder DP og DA 129/149 Dobbeltvirkende

Få det optimale ud af dit ERP-system med EDI-integration

Hejs af elementer til nyt plejehjem i Svendborg

TIP leverer 15 fabriksnye gardintrailere til Schou-Danielsen

Det behøves ikke at være størrelsen det kommer an på...

Under body cylinder UCB 126 & 165

Ny økonomidirektør hos DS Stålkonstruktion

Global økonomisk vækst overrasker i 2017

STK aggregat fra BAKKER

Fokuser på din kerneforretning - Outsource din elektroniske samhandel

Knud Gade flytter 39 pavilloner for ABC Pavilloner

Verdens bedste kædeopkorter til dit kædesæt fra Gunnebo

Robotløsning til blindnitter, der sænker omkostningerne for danske virksomheder

Harm Mammen køber krog

Meldgaard vejesystem HelperX

Olympiske præstationer holder Lynx helikoptere i luften

Fem gode tips til at optimere dine leverancer op til højtiderne

CERTEX-GH kraner sikrer maksimal hastighed i din produktion

Hos os giver EasyCert fra Fyns Kran Udstyr et super overblik

KURSUS om Bygningsreglement 2018 - BR18 den 28. februar 2018 i Aarhus

Lukket grab GIE

Send til en kollega

0.191