23948sdkhjf

Må man gemme oplysninger om tidligere medarbejdere?

Selvom en medarbejder fratræder sit job, betyder det ikke, at virksomheden skal slette alle personoplysninger den dag, medarbejderen forlader virksomheden

De fleste virksomheder ligger inde med rigtig meget viden og data om deres medarbejdere – eksempelvis om deres konto- og personnumre eller uddannelse og certificeringer. Meget af den viden kan være relevant, selv når medarbejderen har forladt virksomheden.

- Vi har flere gange haft brug for at grave oplysninger frem om en medarbejder, der ikke arbejder her mere. Det kan være sager med uenighed om lønudbetaling – eller at vi som vognmandsfirma skal kunne bevise, at vores chauffører har de rigtige certifikater, siger HR-medarbejder Mette Vang fra SCT Transport. 

Derfor gemmer SCT Transport oplysninger om deres fratrådte medarbejdere. Men med den nye persondataforordning, som træder i kraft til maj næste år, kommer også markant større bøder på op til fire procent af virksomhedens globale omsætning, hvis en virksomhed gemmer persondata uden en saglig begrundelse. Det har skabt øget fokus på, hvor lang tid virksomhederne må gemme oplysninger om medarbejderne.

Forskellige regler for nuværende og fratrådte medarbejdere
Der er forskellige tommelfingerregler for, hvor længe en virksomhed må gemme personoplysninger, alt efter om det handler om nuværende eller tidligere medarbejdere.

- For ansatte medarbejdere gælder det, at formålet er sagligt, så længe medarbejderen arbejder i virksomheden, mens det for fratrådte medarbejdere som udgangspunkt kræver en konkret vurdering, lyder det fra DI’s advokat fra personalejuridisk afdeling, Sussi Skovgaard-Holm.

En virksomhed kan dog vælge at fastsætte en procedure, så den slipper for at vurdere hver enkelt person­oplysning løbende. Her foreslår DI’s advokat fem år.

- Der er ikke noget krav om, at du sletter oplysninger om en medarbejder, den dag de forlader virksomheden og fortsætter i et nyt job. På baggrund af den hidtidige praksis fra Datatilsynet må du som udgangspunkt gemme data om fratrådte medarbejdere i op til fem år, siger hun.

Læs også: SCT indfrier forventningerne i nyt regnskab

I tilfælde af en verserende ansættelsesretlig sag om for eksempel bortvisning eller opsigelse, må oplysninger dog gemmes, indtil sagen er afsluttet.

Ifølge DI’s advokat, ser det ikke ud til, at den praksis ændres med den nye persondataforordning, men bøden kan blive mange gange større end tidligere, hvis virksomhederne ikke følger reglerne.

Skab overblik og kortlæg data
For at kunne skabe overblik over, hvor længe data bliver gemt, er det vigtigt at vide, hvilke data man ligger inde med. Netop det er HR-afdelingen hos SCT Transport i fuld gang med.

- Vi har digitaliseret alle filer om vores 300 medarbejdere. Det er nemmere at søge rundt i, og det er nemt at rydde op, når noget skal slettes. Og så er det også nemmere at sikre, at en lønseddel eller en journal ikke ligger og flyder på et skrivebord, når det er digitalt. Det er en stor omstilling, siger Mette Vang, HR-medarbejder hos SCT Transport.

Det er ifølge hende en større proces, men virksomheden har prioriteret det – dels for at imødekomme den nye persondataforordning, men også som en anledning til at få gamle ringbind digitaliseret.

Mere om: SCT Transport
Kilde: ATL


Hold dig opdateret med Transportmagasinet
Er du abonnent? Bliv abonnent

Med et abonnement får du ubegrænset adgang til online avisen. Læs avisen online


Forsiden lige nu

Fragtmænd raser over Postnord

Danske Fragtmænd involverer nu Christiansborg for at gøre op med konkurrencen fra Postnord

HH Ferries er klar til batteridrift

Ugens rokader i bestyrelser og direktioner

Her har vognmanden ikke sparet på noget

Nu kan lastbilen blive helt pletfri

Hos Copenhagen Truck Wash tester man et system, der giver lastbilen en perfekt vask.

Nyhedsbrev

BSV: Vi er stolte af vores materiel

Kunderne reparerer på materiel, der er 20-35 år gammelt, siger BSV-direktør Flemming Jensen.

Online Avis Arkiv

Smyril Line vil selv håndtere godset

Nu håndteres alt gods af Smyril Line Cargo, fra det forlader afskiberen på Færøerne til det forlader Hirtshals

Fragtbossen leverer selv pakkerne

DHL-chefen sætter sig selv i kurerbilen for at lytte til medarbejdernes behov

Kuehne + Nagel vinder markedsandele

Succesen fortsætter for speditionskæmpen, der viser vækst på alle parametre

Svært at finde ny oldermand

Kjøbenhavns Vognmandslaug kan ikke finde ny oldermand. Den gamle er overtalt til at fortsætte mod sit oprindelige ønske

Byggeboom kræver flere store kraner

Danmarks eneste producent af byggekraner har firedoblet flåden for at følge med efterspørgslen

Globale fragtkæmper kaprer danske kunder

75 mio kroner skal fremtidssikre Thyborøn Havn

Særlig demobil til Krog Transport

Speciel farve på ny Scania-model passede perfekt ind med firmafarverne

Større dækcenter på ny adresse

Danske lastbiler med i AdBlue-snyderi

DR afslører, at danske chauffører og mekanikere også er involveret i snyderi med lastbilers miljørensesystem

Test
Elektrisk Actros begejstrer

De testchauffører, der er i gang med at teste Mercedes-Benz’ nye elektriske Actros, er begejstrede

Nyt system til automatisk indvendig vask af køletrailere

FH nummer en million

Volvo har leveret FH-trækker nummer 1.000.000 til en kunde ved IAA i Hannover

Brian har kørt 2,5 mio. km for byggecenter

Kom på lønningslisten allerede som 13-årig; han vaskede lastbilerne. Nu fejre han 25-års jubilæum

HEJ Group ny DAF-forhandler

Ny bydel i København løser trafikproblemer

Bornholmslinjen åbner for mere fragt på hurtigfærgen

Topchef advarer: 400 danske færgejob er i fare

Knap 400 danske job risikerer at gå til udlændinge, hvis Norge vedtager omstridt forslag

Debat
Amatøragtigt ikke at have en langsigtet plan for infrastruktur

Lastbilsalget stiger

Nedbrud i Postnords pakkeafhentning

Nye fartgrænser træder i kraft i dag

Nu er stærekasserne klar til at blitze

Tricolore bygger kæmpestort lager

Scania lancerer ethanol-motor til tung transport

Svenskere vil optimere dansk transport

DSV gør sig klar til Brexit

DB Cargo vinder TUR’s uddannelsespris

Sportsvogne skal trække trailere

Transport som ét brand i Aabenraa

Se alle Medlemmernes egne nyheder

Nysgerrig på at ansætte veteraner? Få gratis tips til at komme i gang

Integrede solceller i tag, facade og glaspartier - på Building Green I Forum

Fra usund til sund arbejdspladskultur - Vær med i Vordingborg 5.12

Skovkran til Svend Kristiansen

Danish Crown reducerede tiden brugt på transportplanlægning med 15-20 %

Mini Trans styrker fællesskabet under frysepunktet

1,5 Ton vs. 125 Ton

Kran og Hejs til Arne

IPW Systems får endnu en ny udvikler

Få styr på Udbudsloven og hele udbudsprocessen på kursus for praktikere

Sejlersæsonen er slut for de fleste og det er tid til at få bådene op af vandet

Logistikkompagniet vinder CSR People Prize for sit store sociale ansvar

Elektrisk lille kran

Hør om virksomheders erfaringer med at håndtere udfordringer for materialer i barske miljøer

To komplette vogntog til Klaus Michaelsen

Velkommen til 'Find din elev'

HMF 2620-K5 til Viborg Vognmandsforretning ApS

NOS A/S leverer 125 ton nye ankerkæder

Shell EcoPack sikrer dig nem opfyldning og opbevaring af motorolie

Arbejdsmiljø, stress og produktivitet - bliv klogere i Horsens 8. nov.

Jokerkroge nu hos Meldgaard Hydraulik

Kroghejs til murerfirma

Ajcon-byggeri for GLS skrider planmæssigt frem

Ny Kel-Berg 4 akslet tiptrailer 37 m3 leveret til Ejvind Guldberg

Vi synes altid det er fedt at se det løftegrej vi har solgt i brug hos vore...

Send til en kollega

0.21